To Doリストで仕事を効率的にしましょう


新年度を迎え保育園は目が回るほどの忙しさのことと思います。
新しく保育士として働き始めた方もいらっしゃいますね。

さあ、これからの一年間、また膨大な書類との戦いが始まりますよ。

ここで、「書類仕事に追われない方法」を考えていきましょう。

 

To Doリストを作ろう

To Doリストとは「トゥードゥーリスト」と読み、これからやるべきことを箇条書きにしたものです。

大きく捉えれば一年間で考えてもいいのですが、おすすめの方法は、できるだけ短い期間で区切ってやるべきことを考えることです。

なれないうちは1ヶ月で考えてみましょう。

計画案の書類・製作などの準備・お便りなどの作成・自分自身が提出する書類など、この1ヶ月に終わらせるべきものをどんどん書き出していきましょう。
おそらく、あれもこれも……と膨大な量になると思いますので、種類別に分けて記入しておきましょう。

これは「やることを忘れないためのメモ」であり「1ヶ月の仕事を把握するための頭の整理」でもあります。

箇条書きですから、やることが増えたらどんどん書き足していきます。
4月は計画案の書類とともに雑務の数も多くなりますね。

 

To Doリストを消していこう

To Doリストは忘れないためのメモですが、もう一つの役割があります。
終わった出来事から線で消していきましょう。
花丸をつけてもいいですよ。

たくさん書かれていた文字(やるべきこと)がどんどん消されていくと、とてもいいことが起きるんです。

それは心の中に小さな達成感が生まれ、積み重なって行くことです。

週案書けた!
お便りも完成した!
粘土箱にはるシールを作った!
鯉のぼり製作の紙を準備した!

できたことが線で消されて行くことで、この1ヶ月の自分の頑張りが目に見え、自分で自分を褒めたくなりますよ。

1ヶ月が終わる時にリストが全部消えていたら、仕事が効率よく回っていることの証明にもなります。
逆に終わらないものが残っていたとしたら、何が滞っているか、何故効率が悪いかを考えるきっかけになります。

月案や週案が残っていたとしたら……それは大問題ですので、仕事の時間の取り方を見直しましょう。

 

このようにTo Doリストは「自分の仕事の進捗が見えるもの」でもあるんですね。

自分で自分を褒めたくなるような気持ちは、とても大切な気持ちなんです。

「私の仕事が一つずつ片付いている」という感覚を掴みましょう。

 

予定表を活用しよう

To Doリストは思いつくままにやるべきことを書き連ねるものですが、書類には「締め切り」があるものがほとんどです。

月案は前月の終わりには出来上がっていなければなりませんし、週案もその週に入ってから書いていたのでは遅すぎます。
ここでおすすめするのが「一年間を見通せる予定表」です。

よく手帳についているような、一年間が一覧表示されているカレンダーを用意しましょう。

(私はノートの始まりに線をひいて日付を書き込んでいました)

この予定表には「運動会」などの行事も書き込みますが、自分でマークを決めて「月案締め切り・週案締め切り・児童票はここまでに記入」などを記しておきました。

複数担任で計画案を交互に書く場合も「この月は自分が書く」と一目でわかるようにしておきます。

間には「クラスだより発行日」なども書きます。

 

月案や週案などわかりきっていることを、なぜわざわざ書くのでしょうか?

 

それは、いつも計画案は後回しにしてしまいがちだからです。

 

事務処理の現実

保育は「計画」を立て、園長に「承認」してもらい、それを「実行」に移すものです。

当たり前のこの事務が楽々できている保育士は本当にいるでしょうか?

 

毎回きちんと締め切りに間に合い、計画通りに保育ができている人は、自分の時間を使っているか(持ち帰り仕事)、園の保育士が十分にいて事務の時間がたっぷり取れているか……のどちらかだと思います。

それだけ保育士は「事務仕事」が多いということです。

さらに保育準備や行事の準備などが加わってくると、「あれ? 今週の週案立ててない!!」と焦ることがどうしても増えてしまいます。
「事務が溜まってる」という表現、みなさんも一度ならずなんども使っていますよね?
私はこの「事務が溜まっている」状態が、いつも心の重荷でした。

「あー全然事務やってなかった」と気がつくと、なんだかイライラするしため息も増えてしまいます。

そんな精神状態で子供達の前に立つべきではありません。

そこでまず考えたのが「いつまでに・何を完成させるか」を記入しておくようにすることです。

「あー締め切りすぎているのになんにも書いていない」となるのは手遅れですが、
「あーもうすぐ締め切りなのにまだ書いていない」と思うのは、今ならまだ間に合うということです。

そうやって締め切りを書くことで、遅れずに計画案を作ることを意識するような癖がついてくるはずです。

いつかは必ずやらなければならない仕事なのですから、うまく時間を作るためにも「いつやるべき仕事なのか」を把握するようにしていきましょう。

 

見通す力をつけましょう

To Doリストも、一年の予定表も「自分で先を見通して行く」ためのものです。

もしかしたら他のもっと良いやり方があるかもしれません。

 

大切なのは「自分がやるべきこと」を「自分の中で整理しておく」ということです。

先が見えるということは、先手が打てるということであり、「追われている」という感覚が少なくなるということでもあります。

 

一年を乗り切るためにはこの年度始めの準備がとても大切です。
さあ、あなたなりのやり方を見つけてくださいね。

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